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Vers le zéro papier pour la formation professionnelle ?
Le secteur a du retard à rattraper : en matière de digitalisation, le monde de la formation professionnelle ne fait pas figure de bon élève. Les organismes consacrent en moyenne 50% de leur temps aux tâches administratives. Une lourdeur que Julien Guyot et Laurent Bocquet veulent enrayer avec un logiciel personnalisable de gestion administrative.
Planning des formations, relations avec les intervenants, envoi des conventions, émargement… Autant de tâches chronophages mais indispensables aux organismes de formation que Laurent Bocquet, cofondateur d’Hop3team, à EuraTechnologies, a lui-même dû subir : «Je passais bien trop de temps dans l’administratif. Il existait déjà des outils de gestion mais qui n’étaient ni ergonomiques ni intuitifs. Nous avons donc voulu développer un logiciel de métier et non pas d’informaticien, qui s’adapte à tous les organismes.»
Commercialisé dès janvier 2020, le logiciel d’Hop3team, baptisé YPK, s’adresse aux CFA (centres de formation des apprentis), aux formateurs indépendants, mais aussi aux organismes de formation. «Avec la réforme de la formation professionnelle de 2018, les organismes de formation devront passer une certification qualité, valable pour trois ans mais renouvelable tous les dix-huit mois, pour disposer de ressources à partir du 1er janvier 2022. Ce sera plus rigoureux.»
En France, 12,6 milliards d’euros sont dépensés chaque année en formation professionnelle, dont 90% dépendent d’organismes privés. Rien qu’en région, 975 M€ sont dévolus pour la montée en insertion professionnelle des décrocheurs et des chercheurs d’emploi (sur les 15 milliards du plan national). Un amas de réformes qui rendent parfois ce monde compliqué : «La formation est rythmée par un ensemble de réformes. Mais il y a de plus en plus d’exigences et une montée en puissance du poids administratif tout au long du parcours, qu’il s’agisse d’attestations, de contrats… Finalement, ce sont des milliers de tonnes de papier avec une faible plus value.»
Un outil ergonomique et personnalisable
«Durant la période de Covid-19, les organismes de formation sont passés à la formation en distanciel et ont utilisé de nouveaux outils, tout en réfléchissant à leur organisation et aux certifications à passer.» Résultat : une belle activité en avril et mai pour Hop3team dont 50% des clients sont dans le Sud de la France. A travers ses 27 fonctionnalités, le logiciel dématérialise, optimise, sécurise et rend conformes tous les flux administratifs. «En matière de sécurisation, nous allons bien au-delà du RGPD et pour prendre le logiciel en mains, nous proposons deux jours de formation en présentiel ou en distanciel via notre propre organisme de formation», précise Laurent Bocquet. Hop3team ambitionne un développement national pour 2021, avec une vingtaine de salariés à fin 2021.