Véhicule de fonction, voiture de société ou indemnités kilométriques pour vos salariés ?

Certaines professions nécessitent d’effectuer des déplacements en voiture plus ou moins réguliers. Plusieurs options sont alors envisageables pour l’entreprise, soit mettre des véhicules à disposition de ses équipes (via un véhicule de société ou encore un véhicule de fonction), ou leur demander d’utiliser leur véhicule personnel et les indemniser (grâce aux indemnités kilométriques). De prime abord, il n’est pas forcément facile de trancher car il existe des avantages et des inconvénients pour les deux solutions. Une analyse des besoins de déplacement et des avantages et inconvénients de chaque solution s’impose. L’acquisition ou la location d’un véhicule a un certain coût. Il faut donc que cela réponde à un besoin réel, régulier et fréquent. Outre sa pertinence par rapport au besoin de déplacement, ce choix peut aussi se motiver par la volonté de travailler l’image d’entreprise à travers le choix d’un véhicule utilisé par les collaborateurs. Cela peut aussi être une forme de gratification pour les salariés auxquels on accorde un avantage en les dotant d’une voiture de fonction, qui sera utilisable pour leurs déplacements de la vie privée.

Véhicules de société : des dépenses directes et indirectes

S’il y a donc plusieurs raisons de souhaiter acheter ou louer des véhicules de société, il importe pour l’entreprise de bien mesurer le budget que cela représente. Il y a bien sûr, en premier lieu, le coût d’acquisition ou les charges de location du véhicule à prendre en compte, ainsi que la carte grise ou l’installation électrique nécessaire pour un véhicule électrique. S’il s’agit d’un utilitaire, l’investissement est pleinement déductible pour l’entreprise. En revanche, s’il s’agit d’un véhicule dit de tourisme, avec 4 places, la déduction de l’amortissement est plafonnée. La fraction du prix d’acquisition dépassant certains seuils - allant de 9 900 € à 30 000 € selon le taux d’émission de CO2 du véhicule - n’est pas déductible. Cette limitation s’applique que le véhicule soit acheté ou loué. Les véhicules électriques peuvent bénéficier d’une déduction complémentaire du coût d’acquisition des batteries, qui doit apparaître distinctement sur la facture. À ce coût s’ajoutent les frais d’assurance et d’entretien de la voiture, qui eux sont déductibles, et la taxe sur les véhicules de société (TVS), calculée en fonction de l’impact écologique du véhicule. Il faut aussi tenir compte de la problématique de la TVA. Elle n’est récupérable ni sur l’acquisition, ni sur les frais relatifs aux véhicules de tourisme, avec cependant une exception pour les frais de carburant où la TVA est déductible à 80 %. Enfin, si le véhicule constitue un véhicule de fonction, dont le salarié peut aussi se servir pour ses déplacements personnels, cette utilisation privée est considérée comme un avantage en nature. Cet avantage en nature donne lieu au versement de cotisations sociales par l’entreprise. Pour éviter cet avantage en nature, une redevance versée par le salarié à l’entreprise peut être prévue. Le budget global pour un véhicule d’entreprise peut donc être conséquent entre l’acquisition, la limitation de la déduction fiscale, les frais annexes et les éventuelles cotisations sociales supplémentaires. Pour que ce soit pertinent économiquement, il faut donc des déplacements fréquents ou un intérêt par rapport à l’image de l’entreprise. Lorsque les déplacements sont peu nombreux, l’entreprise préférera généralement demander à son salarié d’utiliser sa propre voiture et lui rembourser ses frais de déplacements via des indemnités kilométriques.

Contrôler les informations liées aux déplacements

Les remboursements via les indemnités kilométriques sont exonérés de cotisations et contributions sociales dans la mesure où ils respectent le barème fixé chaque année par l’Urssaf. Ce barème est en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Ce fonctionnement suppose que les salariés concernés suivent leurs déplacements professionnels. Pour faire leur demande de remboursement, ils doivent faire le décompte des frais engagés et pouvoir justifier des déplacements effectués, de leur date, du motif. De son côté, l’entreprise doit s’organiser pour pouvoir contrôler ces informations. Si vous avez deux personnes qui font quelques kilomètres, le contrôle est simple. En revanche si vous avez 15 salariés en permanence sur la route, vous choisirez probablement d’acquérir des véhicules de société. Parfois, lorsque plusieurs salariés font quelques déplacements, l’entreprise peut aussi investir dans un véhicule qui sera mis à disposition avec un planning. Le choix est dont à faire au cas par cas, selon les besoins de l’entreprise, les possibilités d’organisation et le coût de chacune des solutions. Enfin, l’État a mis en place différentes aides et exonérations pour l’utilisation de véhicule vert, comme le bonus écologique ou l’exclusion des frais d’électricité dans le calcul de l’avantage en nature pour les véhicules électriques. En définitive, il est judicieux de demander l’avis d’un professionnel avant de faire votre choix entre l’acquisition d’un véhicule de société ou l’utilisation d’un véhicule personnel avec remboursement de frais. La décision doit être prise en fonction de nombreux critères : coût du véhicule, charges fiscales, charges sociales pour l’entreprise, impact fiscal pour le salarié en cas de véhicule de fonction, mais aussi des différentes obligations comptables et taxes.

Pauline DOMAIN, expert-comptable mémorialiste, associée, Yzico