Mise en place du travail distancié : télétravail, travail sur site distant, lequel choisir ?
Le travail à distance est actuellement à la mode. Vecteur de qualité de vie au travail et de meilleure conciliation vie privée / vie professionnelle, il peut être un atout majeur afin de fidéliser et attirer de nouveaux collaborateurs.
Quelle forme de travail distancié choisir ?
Le télétravail permet aux salariés de travailler en dehors des locaux de l’entreprise (depuis leur domicile ou un espace de coworking) en utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC) : smartphone, ordinateur portable, Internet…
Le travail sur site distant, quant à lui, peut être mis en place si l’entreprise est constituée de plusieurs établissements ou d’un réseau d’agences. Il consiste, pour le salarié, à aller travailler sur le site le plus proche de son domicile. Il garde ainsi un contact direct avec les autres salariés de l’entreprise.
Comment mettre en place le travail à distance ?
Le télétravail doit être mis en place par accord collectif (de branche ou d’entreprise). En l’absence d’accord de branche, des négociations doivent être entamées avec les organisations syndicales de l’entreprise. Ce n’est qu’à défaut d’accord collectif ou en l’absence de délégué syndical que l’employeur peut mettre en place le télétravail par une charte qu’il aura élaborée, après avoir consulté le CSE (Comité social et économique). L’accord ou la charte précise notamment les conditions de passage en télétravail, les modalités de contrôle du temps de travail, les plages horaires de travail, etc. S’il ne souhaite pas se lancer tout de suite dans un accord à durée indéterminée, l’employeur pourra, dans un premier temps, signer un accord «test» à durée déterminée qui lui permettra de voir si cette forme d’organisation convient à l’entreprise. Il peut aussi l’ouvrir à certains types de postes seulement. En l’absence d’accord ou de charte, employeur et salarié pourront convenir de recourir de manière occasionnelle à cette forme d’organisation, en formalisant leur accord par tout moyen, car le télétravail doit revêtir un caractère volontaire !
Les réflexions à mener avant de mettre en place le travail à distance
Avant de mettre en place le travail à distance, l’employeur doit se poser les bonnes questions :
L’organisation de l’entreprise se prête-t-elle au télétravail ou au travail à distance ? Quels sont les métiers qui se prêtent au travail distancié dans l’entreprise ? Il faudra définir précisément dans l’accord ou la charte les postes ou catégories concernés.
Quels sont les critères d’éligibilité ? Ils doivent être définis en fonction des objectifs de la démarche : réduire les temps de trajet domicile-travail ? Faire des économies d’espace ? etc.
Combien de jours par semaine les salariés peuvent-ils exercer le travail distancié ? Il revient à l’employeur de définir le rythme et le mode de fonctionnement correspondant aux besoins de ses salariés mais également aux objectifs de l’entreprise.
Quels sont les moyens à mettre en œuvre ? Le télétravail ou le travail sur site distant implique d’équiper ses salariés. Dans le cadre du télétravail, ils vont devoir disposer d’un ordinateur portable leur permettant d’accéder à leurs répertoires et outils de travail (logiciels…). Il va falloir définir également quels seront les accès dont le salarié pourra bénéficier (accès aux données sensibles, accès à tous les logiciels ou pas…). Dans le cadre du travail sur site distant, il faudra installer un poste informatique au sein du site distant. Le salarié qui travaille à distance étant éloigné de son équipe, l’employeur devra également devoir s’assurer que les outils de visioconférence, messagerie et partage de documents sont adaptés. Tout cela a un coût qu’il faudra évaluer.
Comment assurer la sécurité des données ? Afin d’assurer la sécurité informatique des données de l’entreprise, il est essentiel de bien choisir les solutions qui la garantisse (accès VPN, plateformes de travail, webconférence, agendas partagés…).
Comment suivre l’activité des personnes à distance ? Le passage au télétravail nécessite de revisiter la fixation des objectifs et les modes d’échange et de reporting associés pour en assurer l’efficacité. Plus les règles seront claires et précises, moins l’application sera source de malentendus et de frustration chez les salariés. Mettre en place une expérimentation permettra d’éprouver tous ces points afin de pouvoir ensuite le déployer de la façon la plus optimale possible. Des ajustements managériaux seront aussi à prévoir pour les responsables d’équipe qui vont devoir apprendre à gérer efficacement des équipes à distance.
Carole ANZIL
Auteur pour les Éditions Tissot,
Chronique réalisée en partenariat avec Réso Hebdo Eco