Le traitement des documents dématérialisés

Traitement effectué sur le matériel de l’entreprise (article R 243-59-1 du Code de la sécurité sociale)

Lorsque les documents et les données nécessaires à l’agent chargé du contrôle sont dématérialisés, ce dernier peut recourir au traitement automatisé (conditions cumulatives) :

- après avoir informé le cotisant par écrit ;

- au moyen du matériel informatique utilisé par le cotisant, avec la possibilité de recourir, à sa demande, à un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur ce matériel.

De son côté, le cotisant a la possibilité de s’opposer par écrit au traitement automatisé par l’inspecteur sur le matériel de l’entreprise, dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la demande de l’inspecteur. Dans ce cas, il peut :

- soit mettre à la disposition de l’agent chargé du contrôle les copies des documents, des données et des traitements nécessaires à l’exercice du contrôle, au format défini par l’inspecteur ;

- soit prendre en charge lui-même tout ou partie des traitements automatisés, selon les instructions consignées de l’inspecteur.

A défaut de réponse de la personne contrôlée dans le délai précité de 15 jours, l'inspecteur peut procéder aux opérations de contrôle par la mise en place de traitements automatisés sur le matériel de la personne contrôlée. Reconnaissons que cette procédure est lourde et peu utilisée.

Traitement effectué sur le matériel de l’inspecteur

La charte du cotisant contrôlé, prévue à l'article R. 243-59 du Code de la sécurité sociale pour les organismes en charge du recouvrement des cotisations et contributions sociales, et dont le modèle a été a été mis à jour au 1^er janvier 2022 (approuvé par arrêté du 31 mars 2022, JO du 13 avril 2022) prévoit un mécanisme qui n’est pas envisagé par le Code de la sécurité sociale.

Lorsque les documents et les données nécessaires à l'agent chargé du contrôle sont dématérialisés, les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés « sur son matériel professionnel ». Dans ce cadre, le cotisant devra mettre à sa disposition les copies des documents, des données et des traitements nécessaires à l'exercice du contrôle. Ces copies doivent être réalisées au format informatique demandé par l’inspecteur.

Ce n’est qu’en cas de refus écrit, ou «d’impossibilité avérée » que le cotisant devra :

- soit réaliser lui-même les traitements sur son propre matériel, puis produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l’agent en charge du contrôle ;

- soit autoriser l’agent à procéder lui-même (ou par l’intermédiaire d’un utilisateur désigné par le cotisant), sur le matériel de l’entreprise, aux opérations de contrôle par la mise en place de traitements automatisés.

Les copies fournies des fichiers transmis sont détruites par la suite, au plus tard lors de l'envoi de la mise en demeure ou lors de la notification de l'absence de redressement.

Ceci étant, dans ce dernier cas, rien n’est explicité : comment le cotisant est informé de la faculté de s’opposer au traitement des dossiers dématérialisés sur le matériel de l’inspecteur ? La destruction des fichiers fournis fera elle l’objet d’une attestation ? Quelle sera la sanction en cas d’absence d’information… ?

Rappel : la charte du cotisant contrôlé fixe les droits et obligations en cas de contrôle. Les dispositions que contient ce document sont opposables aux organismes effectuant le contrôle (article R 243-59 I al 5 du CSS).