Dans le cadre des marchés publics, la facturation dématérialisée est désormais étendue aux TPE.
La facture électronique dématérialisée se répand de plus en plus afin de faciliter les rapports entre deux entreprises. Le secteur public n’est pas en reste. La dématérialisation des factures dans le secteur des marchés publics remonte à 2017, alors obligatoire pour les entreprises de plus de 5 000 salariés, et s’étend progressivement d’année en année : elle s’applique depuis janvier 2019 pour les PME de 10 à 250 salariés, depuis 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire 250 à 5 000 salariés. Les plus petites structures sont maintenant concernées. En effet, à compter de ce 1er janvier 2020, la transmission des factures sous forme dématérialisée est étendue et devient obligatoire pour les très petites entreprises (TPE), de moins de 10 salariés, qui sont fournisseurs du secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics, etc.) via le portail Chorus Pro.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique n’est pas une facture papier scannée et envoyée par email. On entend par facture électronique l’ensemble du processus de facturation : les étapes d’édition, d’envoi et de réception sont totalement dématérialisées. Pour qu’un tel processus soit valide, il est nécessaire de respecter plusieurs obligations précisées dans le Code général des impôts. Ainsi, une facture électronique doit :20
- garantir l’identité de son émetteur ;
- assurer l’intégrité de son contenu (il ne doit pas pouvoir être modifié) ;
- offrir un maximum de lisibilité à toutes les étapes, depuis son émission jusqu’à son éventuelle destruction, et tout au long de sa durée de conservation.
En outre, les mentions légales, précisées à l’article L. 441-3 du Code de commerce doivent apparaître sur le document : la date, le numéro de la facture, l’identité de l’émetteur et du destinataire, le numéro et le taux de TVA, le montant hors taxes et TTC, ainsi que les pénalités prévues en cas de retard de paiement.
Afin de répondre aux obligations concernant la facture électronique, trois méthodes existent.
Il est donc possible :
- d’utiliser une plateforme d’échange de données informatisées. Ce qui permet l’automatisation de l’envoi, de la réception et du traitement de la facture électronique, c’est le choix opéré par l’Administration (voir ci-après) ;
- de recourir à la signature électronique, pour signer la facture numérique, ou tout autre document ;
- d’opter pour la piste d’audit fiable pour matérialiser en permanence les liens entre la facture électronique et la prestation/la vente.
L’utilisation de Chorus Pro
Depuis l’ordonnance 2014-697 qui précisent que les fournisseurs de l’État doivent émettre des factures électroniques, le portail Chorus Pro a été créé pour faire transiter ces documents. En outre, cette plateforme Internet permet de gérer les flux de factures pour l’Administration et le suivi de ces dernières. L’objectif d’une facture dématérialisée est de simplifier la gestion administrative tout en améliorant la compétitivité des entreprises. L’Administration met en avant les avantages offerts par la facturation électronique aux entreprises, notamment : en matière de trésorerie, un gain de temps dans l’envoi et le suivi des factures ; un gain de productivité, un délai de transmission des factures plus court et, en matière de sécurité, des factures qui peuvent être archivées. Ce dispositif sera étendu à toutes les entreprises assujetties à la TVA entre 2023 et 2025 selon l’article 56 de la loi de finances 2019. L’un des objectifs affichés par les pouvoirs publics est la lutte contre la fraude et la simplification de la collecte de la TVA.