Dématérialiser, plus simple et... plus sophistiqué !

 

Olivier Cambray et Eric Flamencourt invitent quatre fois par an, à Septentrion Marcq-en-Barœul, les entrepreneurs à résoudre leurs problèmes. La dernière conférence a mobilisé trois spécialistes¹, pédagogues et acteurs en dématérialisation. Une fois franchi le barrage du jargon américain, de nombreuses innovations venant des USA, on comprend et on trouve tout cela finalement abordable.

Dématérialiser, c’est diminuer la masse de papier en circulation dans l’entreprise et en dehors, sans absolutisme, s’organiser dans le domaine informatique et, plus important, calculer les modifications internes provoquées. Bien des conséquences en découleront : secret de l’information, protection des données informatisées, sélection des accès à l’information, nouvelle manière de travailler, calcul de la nouvelle rentabilité, entretien des systèmes mis en place, etc. C’est donc plus complexe et parfois plus risqué sur le plan humain. Il faut y songer sérieusement et consulter en amont.

Océrisation. Olivier Cambray, responsable du Club Trigone, actualise : «La dématérialisation n’est plus un projet, on a des retours d’expérience.» Trigone s’y est mis en 1996, le fisc est devenu performant, les opérateurs ont tous déjà déjoué beaucoup de pièges et tout progresse chaque jour en technologie. Juste un exemple : «l’océrisation» ou reconnaissance optique de caractères (ou symboles) dans une facture ou autre support. Elle permet de repérer ces symboles, les compare, les définit, forme des mots et vérifie leur fiabilité. Après transformation, ces symboles deviennent opérationnels. Les bons mots d’une facture sont extraits à partir d’une base sémantique que l’ordinateur consulte. Aujourd’hui, l’océrisation est une étape obligatoire pour naviguer entre tous les services de l’entreprise. Quant à la GED (gestion électronique des documents), elle va aussi évoluer et devenir un vrai «silo» comme d’autres.

Mode d’emploi. Pour se lancer, commencer par une simple facture dématérialisée. Pour réussir, s’allier le personnel en lui expliquant tout (la notion de «silo» notamment) et discuter des nouvelles fonctions. Dématérialiser est un enjeu de management. L’éditeur assumera la formation et déjà les RH , la paye et les congés payés sont impactées par les nouveaux «coffres forts numériques» avec RIB… On le voit, il s’agit de bien plus que de limiter le papier. 

1. Olivier Fritz, du pôle conseil de Ineat conseil, Frédéric Duflos, dirigeant de Provéa, et Pierre Calais, DG adjoint du directoire d’Arkoon-Netascq.