Profession : organisatrice de séminaires

Organiser un séminaire pour une entreprise ne s’improvise pas, que celui-ci réponde à la volonté de susciter la cohésion au sein d’une équipe, serve à faire passer des messages ou à récompenser un salarié. «Pour l’entreprise ces différents types de séminaires n’ont pas du tout la même valeur et il est important de bien poser les objectifs que l’on souhaite atteindre», indique Géraldine Benjamin, ancienne responsable de la communication événementielle et des relations presse pour le Crédit mutuel Nord Europe et, depuis avril 2012, directrice de la communication de la Caisse d’épargne Nord France Europe.
«La première étape consiste à cerner le public et ses attentes. Mieux on le connaît, plus il sera facile de le satisfaire.» Il faut  garder à l’esprit quand on organise ce type d’événement qu’il y a toujours deux clients, le participant et le commanditaire. «Il n’est pas toujours facile de les satisfaire et l’enjeu est de toujours essayer de faire au mieux.»
La sécurité des personnes est également un élément primordial à prendre en compte, notamment lorsque plusieurs cadres dirigeants participent à un séminaire à l’étranger. «Pas question, par exemple, de les faire voyager en même temps dans le même avion. Il faut limiter le risque au maximum en cas d’accident…» 

Un lieu, une ambiance. Un séminaire d’entreprise de trois jours se négocie à partir de 500 euros en fonction de la destination choisie. Mais il n’y a pas de limite financièrement parlant. «J’ai pour ma part toujours estimé qu’un séminaire était réussi lorsque les collaborateurs n’avaient pas à mettre la main à la poche pendant leur séjour.»  
Et Géraldine Benjamin de poursuivre : «Quel que soit le lieu, dans le programme il est important d’avoir des parties encadrées et des moments de liberté pour permettre aux salariés de se laisser aller, chose qu’il ne vont pas forcément faire en présence de leur manager.»
Toujours dans l’optique d’améliorer les conditions de voyage des salariés et parfois de leurs conjoints, le lieu est primordial :«Le lieu choisi doit être facilitateur, agréable, accessible, bien insonorisé.» Encore une fois la préparation avec l’établissement qui accueille est essentielle. Il faut un cahier des charges avec l’ensemble des prestations désirées et un timing à respecter. «Il ne faut pas oublier, pour que l’ambiance soit agréable, qu’il est important de prévoir des temps de battement entre les différents temps forts.»
L’organisateur doit tout prévoir pour que les salariés profitent du moment. Pour cela l’animation doit être intéressante, capter l’attention de tous. Avec le temps les concepts évoluent : «Les échanges sont de plus en plus constructifs, la mixité des équipes est aujourd’hui un point essentiel.»
Il ne faut pas pour autant négliger la part d’impondérable (10% d’imprévus) : «Le but est de faire en sorte que cela ne se ressente pas du tout sur le séminaire et d’être le plus rassurant possible.» Pour cela l’organisateur doit pouvoir disposer en permanence des coordonnées des prestataires, mais aussi celle des participants, ainsi qu’une fiche de renseignement individuelle en cas de problème de type allergène ou sanitaire.
«Lorsque le séminaire est terminé, le travail de l’organisateur n’est pas encore terminé, il doit encore dresser un bilan, lister les points positifs et négatifs et débriefer avec les prestataires», conclut Géraldine Benjamin.
L’organisateur se doit donc d’être attentif au moindre détail, prêt à réagir dans n’importe quelle situation et toujours réactif en cas d’imprévu. Un métier…