Optimiser le pilotage de l’entreprise

Le tableau de bord permet de piloter au jour le jour l’activité de l’entreprise et de connaître, dans les meilleurs délais, tous les éléments nécessaires à une prise de décision efficace, voire à un changement de cap. Il a pour but d’anticiper et de maîtriser l’avenir et peut également servir à anticiper d’éventuelles difficultés financières.

«Disposer en permanence d’indicateurs (dans un tableau de bord, par exemple) permettra de piloter au jour le jour l'entreprise et de changer de cap rapidement si cela se révèle nécessaire.»

Il repose sur une procédure de remontée systématique et périodique de données comptables et financières qui permet de mieux apprécier les résultats et l’évolution de l'activité, et même de connaître vos performances au fil de l’eau durant l’exercice, sans attendre la clôture annuelle qui permet, elle, de connaître avec précision la performance comptable.

Construire un tableau de bord efficace

La mise en place d’un tableau de bord complet et efficace nécessite de respecter quelques étapes :

• : Identifier et structurer

Identifier les postes sensibles à suivre pour l'entreprise et choix des indicateurs les plus significatifs pour l’activité. Selon la périodicité retenue (mensuelle, trimestrielle ou situation intermédiaire…), ces indicateurs permettront de suivre la trajectoire de l’entreprise ou du projet. Quelques exemples d’indicateurs de gestion important : le chiffre d’affaires, les charges sensibles, les charges fixes (souvent suivies par «abonnement»), L’EBE (l’excédent brut d’exploitation), le résultat, la trésorerie, la marge brute, le retard de paiement, la masse salariale, les créances clients et dettes fournisseurs.

«Un tableau de bord est «unique» et doit éclairer le chef d’entreprise sur son activité, c’est à l’expert-comptable de trouver quelle information est importante et comment la retranscrire.»

Les indicateurs à retenir sont ceux qui, à la fois, offrent une information essentielle et sur lesquels il est possible de mener une action corrective efficace.

• : Présenter et analyser

Il est important de restituer les indicateurs lors d’un rendez-vous de pilotage, par exemple, à la périodicité qui conviendrait le mieux à votre activité. La restitution se doit d’être pédagogique, sous forme de diaporama et de rapport synthétique par exemple, afin de s’assurer d’une parfaite compréhension de tous les acteurs. Grâce à certains outils, il est possible de comparer les principaux ratios d’une activité avec ceux d'une même branche et initier alors une démarche de «benchmarking».

• : Évaluer et échanger

En pratique, les éléments qu’il convient de contrôler diffèrent selon la nature de l’activité. Grâce aux comparatifs budget ou N-1, il est facile de constater les écarts éventuels entre les réalisations et les projections. Il est alors plus simple d’ajuster la stratégie de l’entreprise en vue d’atteindre les objectifs prévus.

«L’expert-comptable étant le garant des données financières et comptables de l’entreprise, il est le plus à même de vous accompagner dans la mise en place d’un tableau de bord ou pour vous guider dans la mise en œuvre d’éventuelles actions correctrices.»

Attention cependant, un tableau de bord véritablement performant nécessite la mise à jour régulière des informations !

Des outils digitaux au service du pilotage de l’entreprise

La collecte et la mise à jour des données comptables, financières, commerciales ou encore sociales peut être une tâche fastidieuse et complexe. De nombreuses solutions digitales et clés en main ont vu le jour pour faciliter la vie des entrepreneurs.

«Aujourd’hui, les entrepreneurs peuvent disposer d’un cockpit de pilotage fiable et digital.»

Ces outils permettent au dirigeant de disposer à tout moment, sur PC, tablette ou smartphone d’indicateurs de gestion adaptés à ses besoins de pilotage. Il peut également obtenir des informations détaillées en toute autonomie et communiquer avec ses équipes sur des points spécifiques via la fonctionnalité collaborative attachée à l’outil. Avec un marché en pleine expansion, les «dashboards» viennent compléter les bases de données du cloud avec une problématique de partage de données, de leur analyse et de simplification. Tous les changements qu’impliquent la transformation numérique nous poussent à modifier nos usages, nos modes de consommation, de communication et d’accès à l’information. Se doter d’une solution de tableau de bord en ligne et connectée avec les logiciels métiers, c’est déjà un pas vers une transition numérique réussie.

Gérôme COLLILIEUX, Expert-comptable, Commissaire aux Comptes et Associé du Groupe Yzico