Les clés d’un on-boarding à distance

Entre les profils zappeurs de la génération Z et les profils particulièrement courtisés et recherchés, qui ont des compétences rares, les entreprises ont intérêt à soigner la délicate phase d’on-boarding, qui suit celle du recrutement. Ce moment entre la promesse d’embauche et l’arrivée du candidat est essentiel pour sécuriser le recrutement et créer un lien durable entre l’entreprise et le futur collaborateur. Ce dernier doit déjà se sentir attaché à l’entreprise et avoir envie de la rejoindre.

Appel téléphonique et mails pour préparer l’intégration en amont

Avant le premier jour d’intégration, les ressources humaines doivent impérativement envoyer un mail informatif regroupant toutes les informations nécessaires pour le futur salarié. Notamment, son adresse mail professionnelle, les outils et plateformes utilisés par l’entreprise, le nom des personnes référentes en termes RH et technique, l’organigramme et les coordonnées de l’ensemble des collaborateurs et le planning des premières journées de travail, pour le guider au mieux. Ainsi que tous les documents RH qui lui sont nécessaires : les informations pratiques pour récupérer le matériel nécessaire à sa prise de poste – matériel informatique et bureautique –, les codes ou badges d’accès au bureau, les bulletins de paie, la gestion des congés, les titres déjeuners…

Un welcome-pack ou guide de bienvenue en format numérique à jour, notifiant tous les éléments clés de l’entreprise est également souhaitable. Il doit notamment intégrer les mesures mises en place dans le cadre du contexte sanitaire et le planning de présence sur site. Et au-delà de la réglementation intérieure et de sécurité de l’entreprise, le document doit comprendre l’histoire de l’entreprise, sa vision et ses valeurs. C’est l’occasion de partager les engagements concrets de l’entreprise et de montrer ce qu’elle a déjà accompli, en faisant éventuellement participer et témoigner des salariés via des photos ou des vidéos. Le manager ou responsable hiérarchique direct est également tenu d’appeler la future recrue pour préciser son intégration et fixer un rendez-vous en visioconférence de présentation de l’équipe, en présence de tous les futurs collaborateurs.

Faire bonne impression le jour J

Le jour de l’intégration du salarié, il est essentiel de se rendre disponible pour l’accueillir. Ce jour-là, l’équipe qui travaillera avec le nouveau collaborateur doit se présenter lors d’une visioconférence dédiée. Tous doivent allumer leur caméra pour que celui-ci puisse découvrir et appréhender les visages de ses nouveaux collaborateurs. Chacun est tenu de se présenter, de présenter son poste, ses missions et les liens qu’il aura avec le nouvel arrivant. Si cela est possible, un accueil physique sur site en respectant les mesures de distanciation sociale reste idéal. Le cas échéant, les RH peuvent prévoir une présentation virtuelle des locaux.

Avec la crise du covid, les contraintes d’un travail hybride, mêlant distantiel et présentiel et des relations physiques réduites à néant, nommer une personne référente, un parrain ou une marraine sans lien de subordination, qui sera chargé de veiller sur le nouvel arrivant et sur sa bonne intégration s’avère particulièrement important. Le nouvel arrivant pourra le questionner d’autant plus facilement qu’il n’a pas de lien hiérarchique direct avec lui.

Au cours de la journée et les jours suivants son arrivée, il est impératif de programmer l’agenda du nouveau salarié, notamment via des visioconférences et le lancement de ses différentes missions, pour éviter son isolement. Chaque matin, il appartient au manager de faire un point rapide avec lui, ne serait-ce que pour établir la «to do list» de la journée. Le soir, un débrief de la journée s’avère tout aussi indispensable, notamment pour évoquer les éventuelles difficultés qu’il a pu rencontrer.

Au-delà de ces rendez-vous quotidiens, le manager, tout comme le parrain ou la marraine du nouveau salarié, devra fréquemment prendre «la température» du salarié par téléphone ou en visio pour s’assurer de sa bonne intégration. De même, prévoir des temps d’échange informels en visio entre salariés est important, les moments partagés autour de la machine à café ou du déjeuner étant dès lors moins courants. Au manager de faire savoir aux collaborateurs qu’il faut prévoir des pauses, cafés ou apéros virtuels pour leur permettre d’échanger sur des sujets plus personnels.