Les bonnes pratiques d’Exponens pour une reprise sécurisée

En vue de la réouverture de ses bureaux, Exponens a mis en place certaines règles à destination de ses collaborateurs et de ses clients. Contraint de fermer ses neuf sites situés en région parisienne, le groupe d’expertise comptable a mis l’ensemble de ses 350 collaborateurs et associés en télétravail. Les personnes dédiées à l’accueil des clients ayant quant à elles été placées en chômage partiel. Ce 11 mai, l’entreprise s’apprête à accueillir de nouveau une partie de ses effectifs au sein de ses locaux. A condition de respecter certaines règles établies. «Ca a été une charge de travail en plus pour les RH et les responsables de site qui ont dû compiler toutes les informations des institutions gouvernementales, les adapter aux conditions spécifiques des neuf sites de l’entreprise et les mettre en œuvre de manière homogène», reconnaît Thierry Legrand, associé et expert-comptable chez Exponens.

Des kits de protection à destination des collaborateurs

En premier lieu, le cabinet a procédé à une désinfection de ses locaux et prévoit des désinfections supplémentaires, en sus du nettoyage quotidien de ses neuf sites. «Sur chacun d’entre eux, nous mettons à disposition à destination de nos collaborateurs un kit de protection composé de trois masques jetables – dans l’attente de recevoir les masques lavables que nous avons commandés –, des bouteilles de gel hydroalcoolique et des lingettes de nettoyage que les collaborateurs devront utiliser sur les poignées de porte ou quand ils quittent leur poste de travail», énumère Thierry Legrand.

Pour limiter les contacts au maximum, l’entreprise n’impose à aucun de ses collaborateurs, mis à part aux agents d’accueil, de revenir physiquement dans les locaux et préconise la poursuite du télétravail. «On reste sur la base du volontariat. On autorise les personnes qui veulent rompre avec le télétravail de revenir au bureau», justifie Thierry Legrand. S’appuyant sur les différentes consultations de ses équipes, l’entreprise escompte un retour très progressif de ses salariés «avec 15 à 18% des effectifs seulement qui devraient être présents les prochaines semaines». Pour ceux qui seront de retour, l’entreprise a établi un planning sur des quarts de journée et prévu un parcours différencié en termes d’entrée et de sortie. D’abord grâce au télétravail, puis en permettant aux salariés d’être présents en horaires décalées pour arriver soit plus tôt, soit plus tard. S’agissant du trajet, l’entreprise déconseille fortement les transports en commun. «Nous encourageons les modes de transport alternatifs comme le vélo, la marche à pied ou le covoiturage». Pour les faciliter, l’entreprise a, par exemple, ouvert l’accès du parking de son site de gare de Lyon à l’ensemble des collaborateurs.

Protéger ses salariés et imposer aux tierces personnes des règles très strictes

En termes d’organisation, l’entreprise prévoit une occupation qu’à moitié des postes de travail pour permettre aux collaborateurs de respecter le protocole de distanciation. «Toutes les règles ne sont pas encore fixées. Le mot d’ordre est l’adaptabilité continuelle : il faut se montrer flexibles. Nous serons amenés à faire des arbitrages en fonction des règles données par l’exécutif». Certaines problématiques restent encore en suspens, telles que la pause déjeuner et les lieux communs. «Si nous interdisons l’utilisation du micro-ondes et préconisons les mêmes règles de distanciation dans la salle commune, nous n’avons pas prévu de supprimer la machine à café».

Concernant les échanges avec l’extérieur, l’entreprise encourage les collaborateurs à ne pas se déplacer. Elle a, à cet effet, prévu de prolonger les réunions par mail, téléphone ou visio-conférences avec les clients, fournisseurs et partenaires, a minima jusqu’à fin juin. Mais nombre de ses clients préfèrent se déplacer pour déposer leurs pièces comptables. «On ne peut pas leur interdire de venir». Pour protéger les personnes chargées de l’accueil sur site, l’entreprise a placardé des affichettes qui listent huit bonnes pratiques à observer. Les clients sont par exemple contraints d’utiliser dès leur arrivée la station de gel hydroalcoolique mise à leur disposition à l’accueil, de porter un masque pour circuler dans les espaces et de renoncer à tout serrage de main ou accolade. Elle a également installé des plaques de plexiglas et un système de marquage au sol pour permettre aux clients de respecter les règles de distanciation sociale.