Management : Les bonnes pratiques de Mandarina pour faire du on-boarding à distance

Recrutée juste avant le premier confinement, Millie Poisson a passé ses cinq premiers mois intégralement en télétravail, sans mettre les pieds dans l’entreprise Holaspirit, plateforme de soutien de nouvelles organisations du travail. « J’avais beaucoup d’appréhension au début, et notamment peur de ne pas réussir à m’intégrer et à collaborer avec tout le monde. » La nouvelle Customer Success Manager, intégrée dans une petite équipe d’une dizaine de personnes, a été suivie de près par son manager direct via des échanges quotidiens pour dérouler la ‘to do list ‘ du jour et faire le point. « Il s’est montré très disponible et cela m’a permis d’avancer rapidement. Les objectifs fixés m’ont également permis de de mesurer mes progrès ». Silja Druo, responsable des ressources humaines du groupe Mandarina prévoit des points d’organisation plusieurs fois par jour pendant les premières semaines. Et rappelle l’importance de débriefer en fin de journée pour lever les freins éventuels, même s’il y a des interactions tout au long de la journée.

Approche humaine

Des communications régulières avec tous les métiers de l’entreprise sont également prévues, ainsi que des échanges informels qui restent à l’initiative de chaque équipe. « J’ai eu la possibilité de rencontrer tous mes collègues pendant des sessions en visio d’une heure où ils m’ont présenté leur métier et comment ils imaginaient notre future collaboration », explique Millie Poisson. Ces précieux temps d’échange permettent aux collaborateurs de présenter leur rôle et les enjeux. « Nous avons souhaité intégrer une approche plus humaine avec beaucoup de disponibilité et de temps d’échanges individuels et collectifs au sein des équipes, des revues mensuelles avec l’ensemble de l’entreprise pour permettre aux nouveaux venus de ne pas être isolés ou perdus et de créer un lien de qualité malgré la distance », expose Philippe Pinault, cofondateur et PDG de Talkspirit, logiciel de collaboration. Le jour J, « il faut montrer que la personne est la bienvenue et qu’elle est attendue de la même manière, même si elle n’est pas accueillie au bureau avec des sourires et des croissants, insiste Silja Druo. L’objectif est qu’elle se sente bien accueillie et puisse prendre ses marques aussi facilement qu’en présentiel, et qu’elle développe un sentiment d’appartenance à l’entreprise, alors qu’elle ne voit personne physiquement et n’a pas d’interactions en direct ».

Pour les premiers jours des nouveaux collaborateurs, la responsable RH a prévu une réunion d’équipe en visio pour présenter l’équipe et le référent technique qui va être particulièrement présent et soutenir la personne tout au long de la journée et durant les premiers mois, pour l’aider à se former au métier. Prévoir également des temps plus informels, lors d’un déjeuner ou d’un apéro virtuel, pour discuter d’autre chose que de l’entreprise, permet de se rencontrer à un autre niveau relationnel et de faciliter la communication. « C’est ce qui manque le plus en télétravail » constate la RRH.

Visibilité et transparence

Pour connaître le rôle de chacun, Millie Poisson a eu accès à un outil qui permet de cartographier et de visualiser chaque poste. Une sorte d’organigramme dynamique avec lequel elle a pu rapidement identifier qui faisait quoi et était responsable de quoi. « J’avais un référentiel très clair des rôles de chacun. Cela m’a permis de m’adresser à la bonne personne quand j’avais une interrogation ou une demande client », justifie-t-elle. De nombreux documents sont mis à disposition pour permettre de comprendre le fonctionnement de l’entreprise. « Nous leur donnons un maximum de visibilité, de clarté et de transparence pour faciliter leur prise d’autonomie », confirme Philippe Pinault. Pendant deux à trois mois, des points hebdomadaires sont organisés avec lui, un temps d’échange individuel destiné à aider la jeune recrue à se familiariser avec l’entreprise. L’occasion de partager l’histoire de l’entreprise, sa raison d’être, sa vision, sa culture et ses valeurs. « C’est un temps d’échange très qualitatif que j’adresse de manière individuelle avec chacun d’entre eux », se félicite Philippe Pinault. Le CEO partage en outre sur la stratégie de l’entreprise une fois par mois.

Un on-boarding en amont

En juillet 2020, lors d’un séminaire de team building, en Camargue, Millie Poisson a pu enfin rencontrer ses collègues physiquement et achever son intégration. Le groupe Mandarina, qui a doublé ses effectifs ces 12 derniers mois a mis au point un on-boarding précis pour intégrer ses nouvelles recrues. « La phase d’on boarding commence dès que nous obtenons l’accord du candidat pour rejoindre l’entreprise, matérialisée par une promesse d’embauche , explique Philippe Pinault. Il est important que le nouvel arrivant puisse découvrir l’entreprise avant son arrivée pour mieux préparer sa prise de poste et nous connaître progressivement. ». Une dizaine de jours avant leur arrivée, l’entreprise les invite sur la plateforme de discussion et de travail collaboratif Talkspirit. « Le candidat est ainsi en mesure de prendre la température, d’identifier qui est qui, ce qu’il se passe dans l’entreprise et de s’imprégner de nos échanges. ». « Cela lui permet, avant même d’être immergé dans son rôle de comprendre où il va arriver », ajoute Silja Druo. Pour ne rien laisser au hasard, elle a défini une check-list précise répertoriant l’ensemble des étapes à effectuer tout au long de la période d’intégration, dont l’envoi des documents nécessaires au parcours employé. Mandarina a également prévu un « welcome kit », envoyé chez les nouveaux collaborateurs, le jour de leur arrivée, explique la RRH. Quelques jours avant l’arrivée de la nouvelle recrue, chaque membre de l’équipe reçoit une notification automatique pour l’en informer et lui indiquer le rôle qu’il doit jouer avec elle. Les premiers mois, les RH s’assurent également de leur bonne intégration et prennent en charge les rapports d’étonnement et les entretiens individuels supplémentaires.

Charlotte DE SAINTIGNON