ERP performant : ne décidez pas dans l’urgence !
Gagner tu temps, simplifier les taches, c’est le rôle de l’ERP, un prologiciel de gestion intégré. Sa mise en place de doit rien laisser au hasard.
Véritable colonne vertébrale de l’entreprise, l’ERP – Enterprise resource planning – est un progiciel qui permet de gérer selon les cas les commandes, les stocks, la paie, la comptabilité et parfois aussi le e-commerce BtoB ou BtoC. Conseils de “pros” pour réussir l’implantation d’un ERP.
« C’est toujours au logiciel de s’adapter à l’entreprise et non l’inverse ! »
Gagner du temps et simplifier les taches, c’est le rôle d’un ERP. (c)AdobeStock
L’objectif d’un ERP performant est de simplifier les taches, de gagner du temps et d’optimiser la rentabilité de l’entreprise. Cet objectif ne doit jamais être perdu de vue. Et pour le mettre en place, mieux vaut ne pas brûler les étapes ! Nicolas Flicourt, d’Alo-Numérique à Beauvais, conseille de faire d’abord un audit pour définir les besoins et l’impact sur l’entreprise. « Il est utile d’établir un cahier des charges afin d’avoir un document sur lequel l’entreprise pourra avoir une référence sur ses besoins, ses attentes, ainsi que son analyse du projet », rajoute Dimitri Dumont, de l’agence web SR Digitale. Il faut alors prioriser les fonctionnalités qui seront les plus utiles, celles qui feront gagner le plus de temps.
Opter pour un logiciel évolutif
L’ERP peut concerner toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. « Il est aussi possible de partir d’une feuille blanche ou bien d’utiliser un logiciel existant, mais il faut que le système convienne à l’entreprise », explique le gérant d’Alo-Numérique. Ce que confirme le responsable de l’Agence web SR Digitale à Laon, « C’est toujours au logiciel de s’adapter à l’entreprise et non l’inverse ! Si le logiciel mis en place arrête d’évoluer, il sera en décalage par rapport aux attentes de ses utilisateurs ».
Savoir éviter les erreurs
« Il peut arriver qu’un logiciel mal choisi bloque tout le système et mette en péril tout le fonctionnement de l’entreprise », explique Nicolas Flicourt. Il faudra aussi se méfier des logiciels gratuits, car ils ne sont pas inviolables. « Beaucoup d’entreprises font ce que j’appelle du “quick and dirty” », rajoute Dimitri Dumont. « Si l’entreprise souhaite développer un ERP sur-mesure, elle devra faire attention à la qualité de développement du prestataire : le code (donc le logiciel) doit pouvoir évoluer, facilement et durablement ». Il faudra, de plus, dès le départ choisir un logiciel qui s’adapte à l’environnement de l’entreprise (Android ou IOS). L’entreprise devra, de son côté, vérifier que son activité est bien comprise par le prestataire. L’agence SR Digitale propose, par exemple, d’effectuer des ateliers afin que le prestataire et l’entreprise échangent sur ces sujets. Les solutions proposées par le logiciel seront en accord avec le cahier des charges défini au préalable. Une fois l’ERP mis en place, il sera ensuite primordial de faire une maintenance régulière et surtout une mise à jour du logiciel.
Quant à l’incidence de la crise actuelle sur la digitalisation des entreprises, beaucoup de dirigeants ont pu réfléchir sur une nouvelle organisation de leurs entreprises. Alors que la production était en berne, la mise en place d’un ERP adapté, apparaît de plus en plus comme une option intéressante pour augmenter les performances et la productivité.