Dématérialisation des échanges comptables

Dans le cadre de la modernisation de la gestion publique locale et de l’amélioration de la qualité des comptes, la Direction départementale des finances publiques et la trésorerie municipale d’Arras ont présenté le 15 février l’acte 1 de la dématérialisation des pièces comptables entre la Ville et la trésorerie municipale.

 

Le dispositif mis en place. Il s’agit de l’aboutissement d’une démarche débutée il y a trois ans, qui a nécessité une forte implication du responsable du service des dépenses et des agents des services financiers de la mairie ayant dû adapter leurs méthodes de travail. Jusqu’à présent, la Ville transmettait à la trésorerie municipale des bordereaux signés par l’élu référent, regroupant chacun plusieurs mandats (dépenses) ou plusieurs titres (recettes), correspondant eux-mêmes à une ou plusieurs factures à payer ou à percevoir. L’ensemble des pièces justificatives (factures, marchés) était également transmis par papier.

Depuis le 1^er février, les titres et mandats sont entièrement dématérialisés. Seuls sont encore transmis en papier les bordereaux et pièces justificatives. Cette première étape entraîne déjà des avantages importants en termes de développement durable : 15 000 mandats et 10 000 titres, représentant une cinquantaine de ramettes de papier, seront dématérialisés par an.

 

Des évolutions futures. L’objectif du partenariat est d’aboutir d’ici 2015 à une dématérialisation complète. La deuxième phase consistera en la dématérialisation des bordereaux via la création d’un parapheur électronique permettant à l’élu d’apposer une signature électronique. Seules les pièces justificatives seront transmises par papier. L’étape ultime consistera en la dématérialisation de toutes les pièces justificatives après mise en place d’espaces de stockage informatiques et la résolution des problèmes de sécurité et de sauvegarde. Ce dispositif novateur a trois objectifs : s’inscrire dans une démarche développement durable en supprimant le papier ; améliorer la sécurité des données ; recréer des capacités d’archivage et faciliter les recherches de documents archivés.

 

Un engagement commun pour une meilleure lisibilité. La mise en place de cette dématérialisation est inscrite dans un engagement partenarial plus large, contractualisant la volonté de la ville d’Arras et de la trésorerie municipale, en déterminant pour chaque action envisagée le contexte, les objectifs, les engagements réciproques, les indicateurs, le calendrier et les responsables du suivi. Comme l’exprime François-Xavier Muylaert, adjoint au maire en charge des finances et de la modernisation des services municipaux,  «12 fiches ont été rédigées en partenariat autour de quatre axes principaux : améliorer la qualité comptable, moderniser et optimiser les chaînes de dépenses et de recettes, développer, dématérialiser et enrichir les échanges entre les équipes de l’ordonnateur et du comptable, développer le conseil et l’aide à l’expertise fiscale et financière». Cette démarche doit optimiser les échanges entre services, dynamiser l’exécution budgétaire, améliorer le service aux usagers et renforcer l’aide au pilotage.