Assemblée générale et Conseil d’administration en visio, pensez à le prévoir dans vos statuts !

Peut-on encore utiliser les règles dérogatoires de droit commun «Covid-19» ?

Depuis le début de la pandémie et pour éviter les rassemblements physiques, le Gouvernement avait adapté les modalités de réunion des personnes morales de droit privé. Le recours aux moyens de télécommunication, dont la visioconférence, était étendu et simplifié, quand bien même les statuts s’y opposeraient ou ne le prévoiraient pas. L’Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 permettait entre autres, la réunion des Assemblées générales à huis clos et la prise en compte dans le calcul du quorum et de la majorité des participants à distance. La durée d’application de cette ordonnance est arrivée à expiration le 30 septembre 2021. Lors du vote de la Loi n° 2022-46 du 22 janvier 2002 instaurant le pass vaccinal, le législateur avait laissé la possibilité au Gouvernement de prendre, dans les trois mois à compter de la promulgation de ladite loi, de nouvelles mesures permettant de simplifier et adapter les conditions dans lesquelles les Assemblées générales et organes dirigeants se réunissent et délibèrent. Cette opportunité n’a pas été saisie par le Gouvernement. Il est à noter toutefois, que la loi n° 2022-46 autorisait spécifiquement les membres des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction à participer à leurs réunions par tous moyens de télécommunication sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. Ce régime exceptionnel aura été applicable jusqu’au 31 juillet 2022. Dès lors, les sociétés et toutes entités désireuses d’avoir recours aux moyens de télécommunication sont désormais tenues de respecter le régime de droit commun applicable à leur forme sociale.

Comment permettre l’utilisation des moyens de télécommunication pour vos assemblées générales ?

Pour toutes les formes sociales, la participation des associés, actionnaires et membres à leurs Assemblées générales par visioconférence ou par des moyens de télécommunication doit être expressément prévue par les statuts (SARL L. 223-27 C. com ; SAS L. 227-9 C. com ; SA L. 225-103-1 C. com.). Il appartient aux statuts de déterminer les modalités et conditions d’utilisation de ces moyens. Leur recours peut être autorisé par les statuts de façon générale ou pour certains types d’Assemblées. Les statuts peuvent également prévoir que les Assemblées générales se tiendront exclusivement à distance de manière entièrement dématérialisés. Pour certaines formes sociales, la loi prévoit toutefois que le recours à de tels procédés n’est pas possible pour certaines décisions (ex. comptes annuels) ou lorsqu’un ou plusieurs associés, représentant un certain pourcentage du capital, s’oppose(nt) à la tenue de l’Assemblée générale en distanciel.

Comment permettre l’utilisation des moyens de télécommunication pour vos organes de direction ?

Dans la quasi-intégralité des formes sociales, il appartient aux statuts d’autoriser leurs organes de direction (Conseil d'administration, Directoire, Conseil de surveillance, Bureau etc.) à délibérer ou participer à leurs réunions par des moyens de télécommunication. Il est à noter que, dans la Société anonyme, si les statuts ne l’interdisent pas, c’est au règlement intérieur du Conseil d'administration, du Directoire ou Conseil de surveillance de prévoir cette possibilité (L. 225-37 al. 3 C. com ; L. 225-82 al. 2 C. com). En l’absence d’un tel règlement intérieur, la participation à distance ne serait pas possible. Comme pour les Assemblées générales, la loi prévoit dans certains cas, que le recours à de tels procédés n’est pas possible pour certaines décisions (ex. comptes annuels).

Quelles garanties doivent offrir les moyens de communication usités ?

Les moyens de visioconférence ou de télécommunication utilisés doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. Le recours à la simple conférence téléphonique est donc admis, sauf disposition plus contraignante prévue par les statuts ou le règlement intérieur de l’entité en cause.

Comment faire si vos statuts ne prévoient rien ?

En l’absence de disposition statutaire permettant l’utilisation des moyens de télécommunication, il conviendra de prévoir de modifier vos statuts lors de votre prochaine Assemblée générale ou de réunir spécifiquement, à cet effet, une Assemblée générale.

Mélanie DUPUIS, avocat

Filor Avocats