Les rencontres professionnelles se réinventent
Congrès, salons, séminaires, les rencontres d’affaires reprennent. Après quinze mois d’arrêt quasi total, les professionnels de l’événementiel version business to business retrouvent un peu de lumière. Les modèles ont changé, les périodes de confinement ont permis d’adapter les stratégies de reprise. L’hybridation mixant présentiel et distanciel déjà éprouvée à l’ère d’avant Covid-19, pourrait s’imposer comme la nouvelle norme. Les mois à venir s’annoncent une phase de test, quasi vitale pour bon nombre.
«L’activité reprend au niveau de l’industrie des rencontres professionnelles. De belles perspectives sont présentes jusqu’à la fin de l’année.» Constat établi début septembre par une directrice générale d’une structure de promotion touristique, d’accueil et d’organisation d’événementiel de la région. Après quinze mois d’arrêt quasi total, l’écosystème de l’événementiel professionnel est sur le feu. «Les périodes de confinement et l’impossibilité d’accueillir des événements nous ont permis d’adapter de nouveaux modèles et d’envisager une nouvelle façon d’organiser des rencontres professionnelles.» Jauge nécessaire (pour le moment), restauration et accueil repensé nécessitant une adaptation certaine des services traiteurs. «C’est tout notre univers qui a été chamboulé ! Nous avons dû réapprendre à organiser des événements», assure un responsable de site. Fer de lance de cette nouvelle ère des congrès et autre séminaires : l’hybridation. «Le mode hybride des événements mixant présentiel et digital va s’accélérer. Déjà avant la crise de la Covid-19, ce type de manifestation était proposée, la crise sanitaire a été un accélérateur.» Une alternative hier, une norme aujourd’hui ? Peut-être ! «Nous sentons bien que les entreprises, les réseaux, les associations, les fédérations ont un besoin farouche de renouer avec les événements. Notre offre BtoB s’est adaptée pour répondre intégralement à leurs besoins.»
Face à Face indispensable
De nouveaux modèles loin d’être faciles à mettre en œuvre sans une organisation et des outils optimaux. «L’hybride, c’est un événement présentiel élargi et enrichi grâce au digital qui combine ainsi les avantages des deux approches», assure un professionnel du secteur. «Faire de l’hybride, c’est organiser deux événements en un : un rendez-vous physique, avec toutes les opérations logistiques que cela implique, et sa déclinaison digitale en simultané. Pour les organisateurs, la complexité est multipliée par deux.» Avantage certain de ce mode hybride : «l’événement hybride permet aux entreprises de bâtir une relation plus durable avec le public ciblé en les engageant sur le long terme car il est aisé de multiplier les événements donc de créer une véritable communauté entraînant une véritable finalisation. Ils sont également moins coûteux et leur portée dans le temps est plus grande. Les organisateurs, aujourd’hui, ont bien compris l’intérêt d’abattre la carte de l’hybride apportant une valeur ajoutée indéniable à leur événement.» Dans une période où le besoin, quasi vital, des différents acteurs entrepreneuriaux de se retrouver, le présentiel demeure, et demeurera, l’élément clé d’un événement réussi. «Le digital ne peut remplacer complètement le présentiel. Les rencontres sociales et humaines en face à face sont indispensables.» L’intelligence artificielle a ses limites, pour le moment…
La prudence demeure
«Les mois qui s’annoncent seront révélateurs !» La quasi-totalité des professionnels de l’événementiel d’affaires tiennent ce discours. Les derniers mois de l’année vont s’afficher comme un révélateur des modèles mis en œuvre pour proposer une nouvelle façon de bâtir un événement. Un retour au monde d’avant apparaît presque palpable mais le côté pile de l’organisation d’un congrès ou d’un séminaire entraîne plusieurs adaptations. Le tout dans un contexte de reprise où ce secteur ressort affaibli où des aides étatiques sur mesure persistent. La reprise semble là, reste à réussir le rebond. Même si la crainte d’une réactivation de l’épidémie n’est pas évoquée, cette crainte est souvent sous-entendue.