Comment bâtir un référentiel métier ?
La dernière fois, nous avons commencé une série d’articles sur le recrutement puisque nous avions établi que c’est l’acte de management logique qui suit l’établissement de la stratégie. Après avoir évoqué l’organigramme, qui est au service de l’atteinte de la stratégie, nous en sommes arrivés à parler du référentiel métier.
L’établissement d’un véritable «Référentiel Métier»… tout un art.
Et je vous avais promis qu’à partir de ce présent article, nous allions «mettre les mains dans le cambouis» et en rédiger un de A à Z. Eh bien la maison ne reculant devant aucun sacrifice, vous allez en avoir deux pour le prix d’un ! Pour cela, je vous propose de prendre l’exemple d’un chargé d’affaires «machines spéciales» et d’un assistant de direction. J’ai mis le titre de ces deux métiers au masculin pour des facilités d’écriture mais mesdames, n’y voyez là aucune manifestation de sexisme primaire. Donc allons-y ! Comme je vous l’avais expliqué, je vous propose un document en trois parties. La première partie est constituée des missions. Elles-mêmes se subdivisent en : missions techniques, les missions «coeur de métier», missions administratives (rédaction de comptes rendus, reporting, etc.), missions de gestion : gestion d’un budget, d’un stock, missions de management. Comment être sûr qu’on ne va pas en oublier en route ? Comme je vous l’avais suggéré la fois passée, l’idéal est de faire participer à cet exercice une (la) personne qui occupe déjà le poste. Mais quand on part d’une page blanche, c’est plus compliqué !
Manières de réfléchir
Vous pouvez combiner deux manières de réfléchir : Raisonnez en processus métier : Beaucoup de métiers suivent en effet une logique de processus chronologique. Par exemple, notre chargé d’affaires va étudier le cahier des charges de son client, établir le planning de l’affaire, concevoir les plans d’ensemble de la machine, consulter les fournisseurs pour les éléments de la machine qui seront issus du commerce, établir les plans de détail des pièces qui devront être usinées, consulter les divers sous-traitants pour ces pièces, faire assembler tout cela dans son atelier, s’occuper du transport de la machine chez le client, aller former sur place les utilisateurs et déclencher la facturation. Raisonnez en attentes du poste en question : Pour le poste d’assistant de direction d’une PME de 15 personnes, la logique de processus métier n’aide pas. Mais par contre, on peut raisonner en se demandant quels sont les «clients internes» de cet assistant et quelles sont leurs attentes. Le dirigeant attend qu’il gère son agenda, s’occupe de ses déplacements, trie son courrier, réceptionne les appels entrants et tienne à jour le tableau de bord de gestion. Le chef d’atelier lui, attend que l’assistant réalise les achats et les approvisionnements d’outillage et les ouvriers, qu’il calcule la prime mensuelle de productivité. Enfin, le comptable attend que l’assistant lui fournisse les éléments de paie tous les mois. Ensuite, pensez à rajouter les missions autres telles que les missions administratives (faire un rapport mensuel d’avancement des affaires à son boss pour le chargé d’affaires), les missions de gestion (pour l’assistant, gérer le budget et le stock de fournitures de bureau) ou les missions de management.
Incontournable grille de compétences
Maintenant que vous avez vos missions, vous allez pouvoir passer à la seconde partie du référentiel métier, la grille de compétences. Il s’agit ici de traduire chacune des missions en savoirs, savoir- faire et savoir-être. Les savoirs couvrent tout ce qui doit être connu par coeur, tout ce qui est «science exacte» : une norme, un texte de loi, un logiciel, une langue étrangère. Un prof d’histoire géo par exemple sait que la capitale du Brésil, c’est Brasilia (non, ce n’est pas Rio !) et que celle de l’Australie, c’est Canberra (non, ce n’est pas Sydney !). Un responsable qualité «sait» la norme ISO 9000, etc. Les savoir-faire portent bien leur nom et donc je ne vais pas vous les expliquer. Il s’agit par exemple d’animer une réunion, programmer un centre d’usinage, prospecter par téléphone ou faire un glaçage au chocolat. C’est aussi dans cette rubrique que vous trouverez les compétences relationnelles ou rédactionnelles. Les savoir-être regroupent toutes les qualités humaines : discrétion, résistance à la pression, humilité, solidarité, capacité d’anticipation… Ainsi, vous allez donc maintenant prendre chacune des missions du poste et vous demander : «Pour bien réussir cette mission, qu’est-ce que le titulaire doit savoir, savoir-faire et savoir-être ?». Cela vous parait compliqué ? Soyez rassuré, la prochaine fois, on continue et on s’appuie sur nos deux exemples d’aujourd’hui pour apprendre à le faire. Mais d’ici là, prenez bien soin de vous … et de votre équipe !