Une stratégie en mutation

Le pilotage des achats redevient une préoccupation majeure depuis le retour de l’inflation, ces derniers mois, et la pénurie de certains matériaux, composants, substances ou aliments, sans oublier les hausses du coût de l’énergie. Depuis la crise Covid et ses périodes de confinement, le recours aux solutions d’achat et de provisionnement via Internet («e-achat» et «e-sourcing») s’est imposé. Et les mêmes priorités demeurent : faciliter et optimiser les processus d’achat et protéger la pérennité des approvisionnements.

Mieux référencer et noter les fournisseurs

Les solutions d’e-sourcing facilitent l’identification et la sélection des fournisseurs : cela consiste à faire son choix dans des catalogues en ligne, sur des portails qui affichent la disponibilité immédiate, les délais de livraison, etc. En aval, les processus de validation des commandes, d’édition des factures et de paiement électroniques ou virements sont automatisés. La validation des dépenses en interne est également facilitée, ainsi que le contrôle par rapport au budget (seuils de dépense, ponctuels et cumulés).

Ces processus dématérialisés sont aussi l’occasion de remettre à plat la stratégie des achats, en réexaminant les objectifs à court et long terme et les règles de fonctionnement. Pour gagner en efficacité, un des préalables requis consiste à créer un annuaire des fournisseurs qui peut être enrichi en mode collaboratif (dans un «workflow»), avec les validations nécessaires. Il est parfois préférable d’externaliser certains achats, typiquement ceux dits «spots» (peu récurrents), en faisant appel à des spécialistes du BPO (business process outsourcing).

Plus l’organisation est large, plus on évitera une grande dispersion des sources d’approvisionnement, engendrant souvent des coûts cachés. On se préoccupera également de mettre en place des e-catalogues dits «punch-out», c’est à dire proposant des tarifs déjà négociés. Recueillir des informations vérifiées et à jour sur les fournisseurs est important. La relation avec eux peut être organisée de façon collaborative. L’intérêt de solutions d’e-sourcing est donc de pouvoir identifier, sélectionner et évaluer les fournisseurs les plus pertinents : meilleur rapport qualité-prix, respect des délais, flexibilité, etc.

Une approche par module : appels d’offres, enchères

Pour améliorer les process existants de façon interactive et itérative, une approche par modules «à la carte» est tout à fait possible. Ainsi en est-il des appels d'offres. La mise en place d’un module ad-hoc nécessite un interfaçage avec des données puisées dans des répertoires, des contrats et des dossiers de demandes, etc. Toute saisie manuelle disparaît. A noter que les appels d’offres élargis via Internet peuvent poser un souci : la démultiplication du nombre de fournisseurs. Cela impose donc une organisation rigoureuse et fluide, là encore collaborative, autant que possible.

La dématérialisation concerne aussi, de plus en plus, les enchères. Ainsi, dans l’univers des machines, engins ou outillages industriels, se sont récemment développés des portails très efficaces avec des fonctionnalités logicielles qui permettent d’organiser et consulter des enchères (réservées aux professionnels). On peut ainsi constituer un portefeuille d’acheteurs potentiels, valider que l’on ne vend pas en dessous du prix ou que l’on n’achète pas trop cher.

De tels processus d’e-achats, bien aboutis, peuvent conduire à mettre en place, en interne, une véritable «place de marché privée» : consolidation des dépenses, suivi des autorisations et validations sur une plateforme unique. En clair, un très bon levier pour aider et motiver les acheteurs.