J’ai une mauvaise nouvelle à vous annoncer …
C’est de cette façon que l’un des clients de ma collaboratrice voulait débuter la réunion au cours de laquelle il voulait annoncer le déménagement de son entreprise. Etait-ce le bon angle d’attaque ? Nous allons voir. Juste le temps pour moi de vous rappeler que depuis trois articles, nous sommes embarqués dans la belle aventure de la gestion du changement. La fois passée, nous avions évoqué la préparation de l’annonce et nous en étions restés à l’annonce elle-même.
Pour annoncer le changement que vous avez préparé, je vous suggère de le faire lors d’une séance plénière qui réunit la totalité de votre équipe. C’est-àdire ceux qui sont concernés directement par le changement et ceux qui ne le sont pas. Dans l’exemple pris la fois passée, du déménagement à 20 km de l’implantation actuelle, réunissez bien sur les gens concernés, mais également les commerciaux qui eux, ne seront que peu ou pas impactés, surtout s’ils travaillent en «home office». Quels sont les avantages de cette approche ? Tout le monde est traité de la même façon. Vous transmettez un message d’équité de traitement. D’accord, certains des commerciaux pourront se laver les mains de votre décision et vous écouter d’une oreille distraite. Mais vous pourrez aussi vous appuyer sur ceux qui sauront faire preuve de compassion envers leurs collègues. Je vous dis comment dans les deux prochains articles. Vous évitez la mise en route de radio moquette, toujours efficace quand on réunit les gens par services ou en petits groupes.
Mener la première réunion
Vous ne délivrez le message qu’une seule fois. Vous êtes donc assuré que tout le monde a entendu la même chose. Maintenant concrètement, comment allez-vous mener cette 1ère réunion ? Commencez par décrire la situation actuelle et ses désavantages ou les problèmes qu’elle cause. Illustrez ces faits avec le plus de chiffres possibles : dans l’exemple du déménagement, cela peut-être un temps moyen de trajet par salarié, les PV de l’inspection du travail pointant des problèmes de sécurité ou d’ergonomie, des coûts de loyer, etc. Annoncez la nouvelle en l’éclairant d’un maximum de points concrets et tangibles. Donnez ensuite ses avantages. Et c’est à ce moment que vous allez utiliser votre travail de préparation en mentionnant les bénéfices que ce changement représente. Et donc non ! ma collaboratrice n’a pas laissé son client démarrer sa réunion par «j’ai une mauvaise nouvelle à vous annoncer !». Si certains points restent encore inconnus, dîtes-le franchement et dîtes quand vous en saurez plus. «Nous ne savons pas encore si le restaurant interentreprises sera terminé au moment de notre emménagement mais nous avons une réunion avec l’architecte dans cinq semaines, et je reviendrai ensuite vers vous». Annoncez ensuite le planning, les prochaines étapes. Il est important que vous éclairiez l’avenir de ceux qui ont peur de l’inconnu afin qu’ils puissent s’y projeter au plus vite et le plus sereinement possible. «Le bâtiment sera terminé fin février, puis nous installerons le système informatique en mars et avril. Pendant ce temps, il y aura une série de réunions avec vous pour étudier l’implantation des bureaux de chacun. Une visite des lieux sera organisée en mai et le déménagement aura lieu la dernière semaine de juin.» Poursuivez en les informant que dès la semaine prochaine, vous allez réunir séparément chaque service pour rentrer dans les détails de l’impact que ce changement a spécifiquement sur chacun d’eux et répondre à toutes les questions. Terminez en proposant de répondre aux questions.
Repassez très vite une 2ème couche !
Cinq à dix jours plus tard, revoyez chacun en petit comité, par service par exemple. Cela vous permettra de répéter exactement le message de la séance plénière car soyez sûr qu’il n’aura été «imprimé» que partiellement la première fois, de rentrer dans les impacts spécifiques de ce changement sur ce service. Par exemple, l’impact d’un déménagement sur un service logistique ou de production sera différent de celui qu’il aura sur un service comptable ou commercial. D’expliquer les actions d’accompagnement qui seront mises en place pour faciliter ce changement : formation, visites, implication dans la suite du projet, etc. De répondre aussi exhaustivement que possible à toutes les questions. Et c’est à partir de ce momentlà que le véritable accompagnement au changement commence. Car chacune des personnes qui auront assisté à vos deux réunions va digérer cette somme d’informations à son rythme. Tous vont traverser cinq phases bien particulières, mais pas tous à la même vitesse. Quelles sont ces cinq phases, comment les identifier chez l’autre et comment l’aider à les traverser aussi sereinement que possible ? C’est l’objet des quelques prochains articles. D’ici là, prenez bien soin de vous … et de votre équipe !