Une fois la perle rare trouvée, le chef d’entreprise qui décide de recruter doit respecter certaines règles et un certain formalisme.
Préalablement à la première embauche
Le recrutement d’un premier salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration et du salarié. Il est essentiel que le chef d’entreprise les maîtrise. Une première embauche doit être réalisée avec attention. L’entreprise doit procéder aux formalités suivantes : S’immatriculer à l’Urssaf et en informer l’Inspection du travail ; Se doter d’un registre unique du personnel ; Mettre en place une complémentaire santé ; Mettre en place un contrat de prévoyance répondant aux exigences de sa convention collective ; Établir un document unique d’évaluation des risques (DUER) ; Procéder à des affichages obligatoires au sein de l’entreprise.
Ensuite, lors de toute embauche
Lors de toute embauche (à l’exception des stagiaires), il convient de déclarer le salarié auprès de l’URSSAF en effectuant une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Celle-ci doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant la mise au travail effectif du salarié. Ensuite, pour toute embauche, il est indispensable d’établir un contrat de travail écrit. Cela constitue une obligation légale pour les CDD et les contrats à temps partiel. Pour les autres contrats cela est également essentiel pour encadrer la relation contractuelle et prévoir par exemple une période d’essai. Par ailleurs, le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel dans l’ordre chronologique. Les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’entreprise doivent également être inscrits dans le registre unique du personnel dans l’ordre d’arrivée dans une partie spécifique ; Enfin, lors de l’embauche de chaque salarié, il convient d’affilier le salarié auprès des organismes sociaux : organisme de prévoyance et de mutuelle. La mutuelle doit obligatoirement être proposée à tout salarié nouvellement embauché. Sous certaines conditions, les salariés peuvent toutefois demandé une dispense d’affiliation. Il convient également d’organiser une visite d’information et de prévention (VIP) auprès de la médecine du travail pour tout salarié nouvellement embauché dans les trois mois qui suivent la prise de poste. Il existe toutefois des particularités pour les mineurs, les salariés occupant des postes à risque et les travailleurs de nuit pour lesquels, par exemple, la visite doit être passée avant l’embauche. Si l’employeur omet d’accomplir l’une de ces formalités, il s’expose à des sanctions voire à des poursuites pour travail dissimilé. La vigilance est donc de mise sachant que l’employeur peut se faire assister dans la réalisation de ses obligations par une entreprise de conseil et d’expertise comptable.