doivent être prêts dès septembre
Si certaines entreprises ont déjà l’obligation de passer de manière anticipée à la Déclaration Sociale Nominative (DSN) depuis la paie d’avril 2015, la grande majorité des entreprises devront basculer à la DSN en janvier 2016. Les cabinets d’expertise comptable, qui gèrent la paie de leurs clients et répondent chaque jour à leurs questions, sont les mieux placés pour accompagner les entreprises dans ce changement.
La grande majorité des entreprises devront basculer à la DSN en janvier prochain. Les cabinets d’expertise comptable sont les mieux placés pour accompagner les entreprises dans ce changement.
Objectif Une déclaration unique du salarié dématérialisée
Elle devient le format unique de collecte des données sociales des entreprises. Elle regroupe dans une seule déclaration mensuelle la quasi-totalité des déclarations qui doivent être effectuées mensuellement, trimestriellement et annuellement par les entreprises. La DSN a pour objectif d’uniformiser les formalités sociales, de sécuriser les droits des salariés, de lutter contre la fraude et de réduire les contentieux. Elle vise la dématérialisation de l’ensemble des déclarations sociales.
Deux types de DSN sont cependant à effectuer
Une DSN mensuelle déclarée : Le 5 du mois M+1 (avant midi) pour les entreprises mensualisées déjà soumises à cette échéance (entreprise qui emploie 50 salariés et plus). Le 15 du mois M+1 (avant midi) pour les autres (entreprise qui emploie moins de 50 salariés). À noter que pour les entreprises de moins de 9 salariés, la DNS est mensuelle mais le paiement des cotisations reste trimestriel. Elle concerne les rémunérations versées au cours d’un mois ainsi que les cotisations dues. Elle reprend les modifications de la situation contractuelle du salarié comme par exemple le passage d’un temps plein à un mi-temps, le passage non cadre à cadre… Elle est la dernière étape de l’acte de paie.
Une DSN de signalement d’évènements : de type arrêt de travail pour maladie, congé de maternité… ou départ définitif qui doivent être déclarés dans les 5 jours pour permettre le déclenchement des droits des salariés. Il est nécessaire d’aborder la mise en oeuvre de cette déclaration comme une véritable gestion de projet.
L’anticipation est de mise
La DSN est bien plus qu’une nouvelle norme à appliquer. Elle est un réel changement culturel qui nécessite une adaptation de l’organisation du traitement de la paie, aussi bien pour les entreprises traitant directement leurs paies que pour celles ayant recours à un expert-comptable. Pour ces dernières, la DSN impliquera une réorganisation et une nouvelle répartition des tâches entre les différents acteurs. La généralisation de la DSN obligera les cabinets à modifier leurs lettres de mission. 1ère étape commune à tous : contacter son éditeur de logiciel pour connaître la date de mise à disposition de la version DSN. Seul le logiciel alimente la DSN. Certains logiciels de paies disparaîtront avant la DSN ! Les cabinets d’expertise comptable devront désigner et former un ou une référent(e) DSN qui assurera le suivi et l’accompagnement en pratique. Il jouera l’intermédiaire entre les différents prestataires et ajustera les premiers passages en DSN, procèdera aux premières corrections et fera remonter l’information aux éditeurs de logiciel. Ils devront former ensuite l’ensemble de leurs collaborateurs et les faire commencer par des dossiers simples. Les supports d’échanges entre le cabinet et le client devront être retravaillés afn de répondre à la nécessité d’émettre des signalements d’évènements. On passe d’une logique de déclarations ponctuelles à une logique de déclarations au moment où se produit l’évènement. Attention : N’attendez surtout pas la fin d’année pour procéder au passage en DSN ! En janvier 2016 la DADS-U reste à faire comme les années précédentes. Celle-ci ne sera supprimée qu’en 2017.
Questions
L’attestation de salaire sera-t-elle remplacée par la DSN ?
Oui. Elle peut déjà être remplacée par la DSN, à partir du moment où un historique de 3 DSN mensuelles a déjà été constitué.
L’attestation employeur à établir dans le cas d’une fin du contrat de travail sera-t-elle remplacée par la DSN ? Oui. Elle peut déjà être remplacée par la DSN, à partir du moment où un historique de 12 DSN mensuelles a déjà été constitué. Vous faites appel à un expert comptable : contactez-le pour qu’il vous conseille sur les démarches à suivre pour commencer au plus tôt. Votre cabinet se chargera comme d’habitude de réaliser vos fiches de paie. Définissez avec lui comment vous signalez les arrêts de travail ou fins de contrat. Vous avez un logiciel de paie : contactez votre éditeur, vous pouvez vérifier s’il est prêt sur le site : dsn-info. fr. Une fois la paie calculée constituée et vérifiée, vous devez penser à l’envoyer sous la forme dématérialisée. Toutes les entreprises volontaires peuvent dès à présent passer à la Déclaration sociale nominative, pensez-y !