À Thionville, l’agence Yzico de Yutz accompagne l’entreprise dans sa transition digitale

Resituons le contexte. La facture électronique (ou e-facture) est une facture sans papier. Les étapes de création, d'envoi, de réception et d'intégration de la facture sont toutes dématérialisées et l’intégration de la facture dans le système comptable de l’entreprise s’en trouve facilité. C’est donc l’ère de la facture papier qui va s’éclipser. Concrètement, la facture électronique vise à simplifier le traitement des factures entrantes et sortantes, ainsi que la production des déclarations de TVA : intégration facilitée de toutes les factures entrantes dans les systèmes comptables des entreprises, contrôle a priori de la conformité des factures sortantes et rejet à la source des factures non conformes, transparence de l’avancement du traitement des factures chez les clients. À partir du 1er septembre 2026, il faudra pouvoir recevoir une facture électronique. Progressivement, de nouvelles obligations s’ajouteront jusqu’en 2027.

Explorer les solutions numériques

Au-delà de la seule facture électronique, c’est l’ensemble du process de l’entreprise qui est amené à se digitaliser. Assurément, c’est un facteur de succès essentiel dans la croissance de l’activité. Pour le dirigeant, le digital est devenu un levier incontournable capable de transformer sa vision et sa manière d’aborder son business. Si la prise de conscience quant au basculement vers le numérique fait consensus chez les chefs d’entreprise, la mise en pratique peut s’avérer plus compliquée. Des freins, des inquiétudes sont susceptibles de demeurer. Il convient de les aplanir et de les résorber pour tendre à une efficience réelle. En l’occurrence, pour franchir le Rubicon numérique, de la pédagogie, de l’explicatif est nécessaire. En somme, décrypter sereinement, faciliter la transition numérique. C’est tout le sens des deux ateliers organisés par l’agence Yzico de Yutz. Objectif : explorer les solutions numériques qui révolutionneront la gestion sociale, RH et les opérations commerciales au quotidien. Voulues pratico-pratiques, ces deux sessions seront scindées en deux temps, au Best Western Thionville Centre, à Thionville. La première aura lieu le mardi 27 février de 17 h à 18 h sur le thème : «Comment optimiser et faciliter ma gestion sociale et RH ?», la seconde, le mardi 12 mars, de 17 h à 18 h, abordera : «Les solutions numériques qui simplifient votre quotidien du chef d’entreprise ». Attardons-nous sur le sujet au cœur du premier atelier - nous aborderons le deuxième dans un article ultérieurement dédié -.

Numériser notes de frais et reçus

Julien Frayon, responsable méthodes sociales chez Yzico, présente ici un premier exemple : la dématérialisation des notes de frais pour gagner du temps et fiabiliser vos process. «Vos salariés se déplacent régulièrement dans le cadre de leur activité pour démarcher de nouveaux clients, pour rencontrer régulièrement vos fournisseurs... Pour eux, l’enjeu est de se faire rembourser correctement les dépenses engagées, rapidement si possible. De votre côté, il s’agit de vérifier les montants dépensés, d’en évaluer la justification professionnelle et d’automatiser la transmission des données à votre cabinet comptable. La gestion des notes de frais peut alors vite devenir un véritable casse-tête… À l’ère de la digitalisation, de plus en plus de procédures se sont dématérialisées dans les entreprises et la réglementation a évolué pour adapter la procédure de traitement et de remboursement des notes de frais. C’est donc le moment de profiter des évolutions en cours et de réfléchir dès maintenant à la meilleure solution pour la numérisation de vos notes de frais et de vos reçus.»

Contrôles en temps réel = économies substantielles

Il poursuit : «Aujourd’hui des solutions logicielles existent pour vous aider à mieux maîtriser les coûts que représentent vos notes de frais. Ces outils permettant leur dématérialisation répondent à trois objectifs : gagner du temps sur le traitement de ces demandes chronophage, augmenter la productivité des équipes en libérant du temps au collaborateur qui saisit ses frais, Contrôler les dépenses par postes et suivre les frais en temps réel. La numérisation des notes de frais est cruciale pour toute entreprise. Non seulement elle peut vous faire économiser de l’argent (dématérialiser ses notes de frais permettrait de réaliser une économie de 50 à 75 %), mais elle peut également améliorer la sécurité de vos données et faciliter le suivi de vos dépenses (grâce au temps économisé vous pouvez vous consacrer à une analyse plus poussée des informations et anticiper les dépenses). La plupart des outils disponible sur le marché simplifient cette gestion en s’appuyant sur des documents dématérialisés, une plateforme commune et collaborative et une donnée centralisée. Ainsi, on peut appréhender la gestion des notes de frais comme suit : le collaborateur prend une photo de son justificatif et l’envoie sur une plateforme sécurisée. Le reçu est lu automatiquement : la date, les sommes et le nom du prestataire sont scannés. Le responsable en charge de la validation des notes de frais consulte une plateforme unique pour contrôler l’ensemble des reçus à travers des tableaux de bord, le logiciel génère les écritures comptables. Pour permettre à vos collaborateurs d’établir des notes de frais dématérialisées, vous devez vous doter d’un logiciel adapté. Sur cette démonstration quant aux notes de frais.»

Outil de gestion et accompagnement

Julien Frayon conclut autour de cette interrogation : «Comment choisir son outil de gestion des notes de frais ?» Maintenant que vous connaissez l’importance de la numérisation de vos notes de frais, vous vous demandez peut-être comment choisir le meilleur logiciel pour vos besoins. Afin de vous assurer de sélectionner le bon, quelques éléments sont à garder à l’esprit lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des notes de frais. Voici les critères les plus importants à prendre en compte : le process de soumission des notes de frais dans le logiciel, le modèle de tarification du logiciel, l’adaptation du logiciel à vos besoins. Chez Yzico, nous conseillons d’accompagner par l’installation d’un outil permettant la centralisation des notes de frais par une double formation des équipes de collaborateurs.

La gestion de la paie

Julien Frayon prend un second exemple quant à cette digitalisation de la gestion numérique et des ressources humaines, aussi importante que le recrutement ou l’intégration des talents : la gestion de la paie. Point crucial de la vie d’entreprise. «Aujourd’hui, il s’agit de dématérialiser les bulletins de paie (grâce au coffre-fort numérique sécurisé) et de digitaliser la gestion administrative du personnel (collecte et saisie des éléments variables de paie, suivi des notes de frais). Se pose alors la question d’optimiser ces processus parfois longs et fastidieux… Heureusement, il existe un grand nombre d’outils digitaux et d’applications pour vous aider à automatiser tous ses processus tout en respectant les normes légales et conventionnelles. Il est maintenant possible de centraliser en un même endroit toutes vos données et ainsi gagner du temps lorsque vous avez besoin rapidement d’accéder à certaines informations. L’objectif de digitaliser tout ou partie de vos processus, est de permettre à chaque acteur de l’entreprise (dirigeant, salarié, gestionnaire de paie) d’intervenir sur une solution digitale tout en augmentant la qualité, la fiabilité et la sécurité des informations véhiculées. Encore faut-il s’y retrouver dans l’offre proposée… »

Fluidifier les échanges administratifs

Il développe : «L’avantage principal, lorsque vous choisissez de digitaliser votre gestion de la paie, est l’interaction que vous pouvez avoir avec vos employés. Le but est aussi de fluidifier les échanges administratifs. De plus, des demandes administratives peuvent en freiner plus d’un en créant un sentiment de blocage selon les collaborateurs. Ne pas savoir quoi faire, ne pas savoir quoi transmettre comme document, un impératif de date, cela peut sembler anodin, mais il ne faut pas sous-estimer cet aspect. Beaucoup de collaborateurs se sentent surpassés par ces demandes administratives et gardent en tête ce poids même lors de leurs tâches, diminuant ainsi leur performance. Le digital va permettre de lever ces freins en proposant une gestion administrative automatisée tout en centralisant toutes les données sous une même interface, ou du moins un applicatif compatible avec vos logiciels métiers. Grâce à un portail dédié par exemple, en quelques clics, un employé peut poser un congé tout en sachant le nombre de jours dont il dispose. Vous pourrez ensuite valider ou non le congé suivant un planning d’absence. En plus de gagner du temps, vous pourrez aussi rendre les démarches administratives plus simples et fluides que ce soit pour l’employé ou le responsable. Bien entendu, c’est vous qui décidez de la place du digital dans votre organisation : de la gestion des congés et des absences, en passant par la gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques ou encore le traitement des demandes administratives.»

Simplicité, gain de temps, productivité

Maîtriser et exploiter les données de paies, c’est ce que met en avant Julien Frayon : «Les datas sont l’objet de toutes nos attentions, grâce aux outils digitaux, vous pouvez en toute sécurité et dans le respect du RGPD, obtenir toutes les informations par salarié (situation professionnelle, emploi, statut, classification, niveau, évolution professionnelle, temps de travail, rémunération directe ou indirecte, cotisations sociales, avantages périphériques). Mais aussi, de toute l’entreprise. La mise en place d’applicatifs et logiciels est également un bon moyen d’appliquer l’intelligence artificielle à votre gestion RH. En effet, ils permettent de centraliser toutes les données et de les dématérialiser. Les algorithmes mis en place pourront aller puiser dans cette source de données. Si vous souhaitez centraliser votre gestion RH que ce soit en matière de gestion administrative ou encore du personnel, des outils digitaux existent. Simplicité, gain de temps, augmentation de la productivité seront les répercussions que vous percevrez très vite. Le coût investi dans ces outils digitaux sera très vite amorti à la vue de l’amélioration qu’il vous apportera au sein de votre structure. Le logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) peut être un outil informatique intéressant. Il est conçu pour vous aider, en tant qu’entreprise, à suivre et à gérer le temps de travail de vos employés, ainsi que leurs activités. En intégrant une GTA dans votre entreprise, vous pouvez optimiser vos processus RH en suivant de près le temps de travail de vos employés notamment via une badgeuse physique ou digitale. Cette approche vous permet d’assurer une meilleure gestion de votre capital humain, en améliorant l’efficience et l’optimisation de vos ressources humaines.»

Interconnexion des outils digitaux essentielle

Julien Frayon explore deux autres solutions : «Vous vous demandez cependant si un logiciel SIRH peut s’adapter à votre société ? La réponse est variable. Les qualités premières d’un logiciel SIRH sont la simplicité, l’optimisation et l’adaptation à aborder la gestion des entretiens et le suivi de la formation par exemple. Cependant, il existe également certains inconvénients associés à la mise en place et à l'utilisation d’un SIRH comme le coût initial élevé de la mise en place, la complexité technique, la personnalisation limitée ou encore le besoin de mise à jour constant… En fonction de votre degré d’organisation et de votre besoin, il peut être intéressant de se poser la question, mais il est essentiel de se rapprocher de vos conseils habituels. L’interconnexion des outils digitaux de l’entreprise est essentielle pour une gestion efficace. Les API (interface de programmation qui permet à des applications de communiquer entre elles), peuvent être utilisées pour relier les différentes solutions.»

Le digital redéfinit nos modes de pensée quant à nos activités

«Il est crucial de permettre un accès collaboratif aux outils de paie, que ce soit pour l'ensemble ou une partie des processus. Cela peut passer par la mise en place d’un coffre-fort électronique, la saisie collaborative sur une application ou encore un logiciel de suivi des formations. Faire appel à un expert-comptable peut aider à garantir la conformité, à optimiser les processus, à analyser les aspects financiers, et à bénéficier de conseils professionnels pour maximiser les avantages du système de gestion des ressources humaines.» C’est incontestable : la transformation numérique représente un passage incontournable pour toute entreprise cherchant à prospérer dans un paysage économique en constance évolution. Cette évolution vers le digital transcende les simples outils et devient un état d’esprit, une approche qui redéfinit la manière dont nous pensons nos activités. Une révolution à bien des titres. Experts, équipes spécialisées d’Yzico animeront les deux ateliers mosellans. Auxquels il convient de s’inscrire (50 places par atelier) sur les liens suivants :

Atelier digitalisation ep1 : Comment optimiser et faciliter ma gestion sociale & RH grâce à la digitalisation (weezevent.com)

Atelier digitalisation ep. 2 : Les solutions num